DOKUMENTY
System SPEKTRUM - Dokumenty - pozwala realizować zadania związane z zarządzaniem i archiwizacją dokumentów przychodzących i wychodzących. W prosty i intuicyjny sposób tworzy bibliotekę dokumentów - nadając im automatyczną i unikalną numerację. Skanowane dokumenty zapisywane są w postaci plików i dystrybuowane wśród użytkowników. Moduł pozwala na automatyczne informowanie adresatów o skierowanej do nich korespondencji w postaci powiadomienia e-mail.
Oprogramowanie pozwala na wprowadzenie zaawansowanej polityki zarządzania korespondencją w strukturach organizacyjnych zarówno małych jak i bardzo dużych firm, instytucji i przedsiębiorstw i przejście z tradycyjnego zarządzania korespondencją na formę elektroniczną. Każde wdrożenie systemu poprzedzamy dokładną analizą struktury organizacyjno-funkcjonalnej kontrahenta.
Główne funkcjonalności:
- Rejestracja dokumentów z podziałem na przychodzące i wychodzące
- Opisywanie dokumentów według atrybutów określających: nadawcę, odbiorcę, przewoźnika, lokalizację, typ dokumentu, opis
- Dodawanie elektronicznej kopii dokumentu w postaci dowolnego pliku (PDF, JPG, Word, Excel itp.)
- Dystrybucja kopii elektronicznej do grup i wybranych użytkowników
- Dekretacja/udostępnianie dokumentów pozostałym użytkownikom systemu w ramach struktury organizacyjnej
- Rejestracja wydania oryginału dokumentu za potwierdzeniem odbioru
- Śledzenie historii dokumentu - zmian w zapisie i obiegu
- Rejestracja transfer/przekazania oryginalnych dokumentów pomiędzy lokalizacjami np.: z siedziby głównej do oddziału, z sekretariatu do księgowości
- Rozsyłanie powiadomień o zarejestrowanej korespondencji na e-mail odbiorcy
- Automatyczne tworzenie pocztowej książki nadawczej - niezbędnej do realizacji wysyłek Pocztą Polską
- Tworzenie zapasowej kopii bezpieczeństwa bazy danych
Wgląd do funkcjonalnej biblioteki dokumentów przychodzących i wychodzących.
Każdy wprowadzony dokumenty otrzymuje automatyczny i niepowtarzalny numer i jest zapisywany jako załącznik.
Wprowadzony dokument może być udostępniony do wglądu pojedynczym pracownikom, grupom oraz wszystkim pracownikom.
Program za pomocą opcji Transfery pozwala na kontrolę przekazywania oryginalnych wersji dokumentów pomiędzy lokalizacjami – np. między kancelarią a oddziałami firmy.
