Dlaczego warto mieć zewnętrzny dział IT? Sprawdź jak Cezary Fortuna radzi sobie z eliminacją zbędnych kosztów w projekcie modernizacji systemu informatycznego efektywnie wykorzystując posiadane zasoby i zespół specjalistów. Czy to możliwe także w Twojej firmie? Przekonajmy się.
Kiedy do biura zarządu spłynęły nowe prognozy finansowe, zarząd był zadowolony. Dyrektor finansowy Cezary Fortuna przeczuwał jednak, że jest jeszcze szansa żeby poprawić wynik. Nic innego tak dobrze nie wpływało na premie. Koszty obsługi IT w tym roku były wyjątkowo wysokie. Firma wymieniła przestarzałe komputery, aby nie zamieniać nowej siedziby w muzeum techniki. Na pierwszy kwartał zaplanowano już poważne wydatki na nowe serwery, więc prognoza na przyszły kwartał nie wyglądała zbyt obiecująco.
– Dzień dobry, tu firma Netz, chciałbym Panu pokazać jak naszym kontrahentom udało się zredukować koszty IT do kilkudziesięciu procent dotychczasowych wydatków. Na kiedy moglibyśmy umówić prezentację? – odezwał się uprzejmy głos w słuchawce telefonu. Kolejny „deal życia” czy szansa na oszczędności na serio? – zastanawiał się dyrektor Fortuna. – Spotkanie nie jest zobowiązujące, prezentujemy przykłady nowych możliwości a Pan zdecyduje, czy sprawdzą się w Pana organizacji.
Elastyczne podejście do rozwiązań
Podczas prezentacji okazało się, że do wyzwania przed jakim stanęła firma można podejść na różne sposoby. Duży wydatek na starcie nie był koniecznością, bo oferta usług chmurowych okazała się bogatsza niż się spodziewał. Inżynier prowadzący prezentację opowiadał o przykładach podobnych przedsięwzięć tak, jakby szykował się do ciekawej podróży – aż chciało się z nim pracować. Analiza pokazała korzyści i ryzyka w obu podejściach. Okazało się, że podejście chmurowe jest zaskakująco atrakcyjne pod względem optymalizacji kosztów i wydajności. Co ciekawe, wcale nie wymagało rewolucji. Dzięki temu można było wykorzystać inwestycje z poprzedniego półrocza.
Profesjonalny zespół inżynierów
Problemem pozostawał czynnik ludzki wewnątrz firmy. Nowe technologie sprzętowe, nowe systemy operacyjne, zabezpieczenia przed nowymi zagrożeniami – zanosiło się na poważne koszty przeszkolenia administratora. Informatyk jest bardzo miły, ale na co dzień wymieniał tonery w drukarce i naprawiał usterki w komputerach. Pojawiła się obawa, że wdrożeniem zajęliby się pracownicy, dla których kluczowa „przeprowadzka” byłaby zadaniem dodatkowym do standardowych obowiązków. Propozycja profesjonalnej usługi wdrożeniowej wydawała się kusząca. Zadaniem mieli zająć się profesjonaliści, dla których tego typu zmiany były codzienną pracą, a doświadczenia z innych firm pozwalały na świeże spojrzenie na wiele utartych schematów.
Oszczędność kosztów IT bez strat dla biznesu
Dyrektor Fortuna sprawdził jeszcze najważniejsze – ceny. Warianty wyglądały zachęcająco. Z oferty wynikało jasno, jakie są przewidywane koszty i terminy realizacji. W projekcie umowy zadbano o zabezpieczenie przed nagłymi i niespodziewanymi sytuacjami. Było jasne jakich kosztów można się spodziewać gdyby zdecydował się na zmiany w projekcie. Cena za pracę zespołu specjalistów wyglądała przekonująco. Zdecydowała możliwość szybkiego rozwiązania umowy w razie niedotrzymania warunków. Nic tak nie motywuje do rzetelnej pracy jak ryzyko wymiany ekipy na lepszą. Kto wie, jeśli się sprawdzą w jednym projekcie, być może będzie się opłacać podpisać umowę na dłużej. Jedno jest pewne – oszczędności pojawiły się od razu.
Od słów do czynów
Historie takie jak ta zdarzają się w naszej praktyce coraz częściej. Klienci dopatrują się większych korzyści w elastycznym podejściu do wydatków w obszarach informatycznych organizacji. Ryzyka wynikające z odległej lokalizacji serwerów fizycznych mają coraz mniejsze znaczenie ponieważ zwiększa się liczba klientów potwierdzających niezawodność ich działania. Okazuje się, że wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności wynikający z efektu skali jest decydujący w decyzji biznesowej.
Technologie informatyczne wchodzą też coraz szerzej w obszary zarezerwowane dotąd dla przysłowiowej kartki papieru i ołówka. Firmy, które wstrzymywały inwestycje mierzą się często z problemem anachronicznych nawyków, które mogą utrudniać adaptację w nowej rzeczywistości. Doświadczenie zewnętrznego zespołu IT z definicji gwarantuje lepszą orientację w rozwiązaniach.
